Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

StoffWare, België, btw BE 1040.174.154, contact@stoffrent.com, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar klanten en van de bezoekers van de site.

Voor de gegevens die een verhuurder over huurders en andere derden invoert, is de verhuurder de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker, volgens zijn instructies. Zie onze verwerkersovereenkomst, en punt 10 hieronder als u huurder bent.

2. Wat we verwerken

• Account: voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als hash bewaard), voorkeurstaal, instellingen voor tweestapsverificatie en de data van uw sessies.
• Inhoud van de portefeuille: uw panden, huurders, verhuurders, huurovereenkomsten, indexeringen, contacten, herinneringen, documenten en foto’s — wat u er zelf in zet.
• Facturatie: de formule, de status en de periodes, de facturen en de identificatoren die Stripe ons geeft. Kaartnummers worden door Stripe verwerkt en bereiken ons nooit.
• Gratis proefperiode: om maar één gratis proefperiode per betaalkaart toe te staan, een onomkeerbare hash van de referentie die Stripe aan elke kaart geeft (de "fingerprint", niet het kaartnummer), met de datum. Ze is niet aan uw account gekoppeld.
• Ondersteuning: de berichten die u ons stuurt, met de schermafbeelding en de paginacontext die u eraan toevoegt.
• Technisch: IP-adres, browsertype en tijdstippen van aanvragen en fouten, bewaard in serverlogboeken voor beveiliging en foutopsporing.
• Publieksmeting: als u het in de banner aanvaardt, registreert Google Analytics de pagina’s van onze publieke site die u bezoekt, met een cookie-identificator, het type browser en toestel, een bij benadering bepaalde locatie afgeleid uit uw IP-adres en de site die u doorverwees. In de applicatie wordt niets gemeten.
• Advertentietoewijzing: wanneer u via een advertentie of een getagde link op onze site komt, de campagne die erin staat (bron, medium, campagne, advertentie, zoekwoord), de klik-id van het advertentienetwerk als die er is, de verwijzende site en de eerste pagina die u zag. Uw browser bewaart dit maximaal 90 dagen; als u een account aanmaakt, wordt het daarbij geregistreerd. Een bezoek uit een campagne wordt ook anoniem geteld, zonder identificator.

3. Waarom, en op welke rechtsgrond

• Om de dienst te leveren waarvoor u zich hebt ingeschreven, inclusief de e-mails die daarbij horen (bevestiging, wachtwoordherstel, uitnodigingen, berichten over uw proefperiode of abonnement) — uitvoering van de overeenkomst.
• Om betalingen te innen, facturen op te maken en onze boekhouding te voeren — wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en fouten te herstellen — ons gerechtvaardigd belang bij een dienst die werkt en waarvan geen misbruik wordt gemaakt.
• Om te weten welke pagina’s van onze publieke site worden bezocht — uw toestemming, gegeven in de banner en op elk moment in te trekken via de link „Cookies” onderaan elke publieke pagina.
• Om te weten welke van onze advertenties klanten opleveren en wat ze kosten — ons gerechtvaardigd belang bij een verstandig gebruik van ons marketingbudget. Alleen ons eigen team ziet dit; niets wordt gedeeld met de advertentienetwerken.
• Om u promotionele berichten te sturen — alleen als u daarom hebt gevraagd, en u kunt er op elk moment mee stoppen.

4. Wie ze nog verwerkt

We doen een beroep op een klein aantal leveranciers, elk met een schriftelijke overeenkomst en met niet meer toegang dan hun opdracht vereist:

• Microsoft (Azure) — hosting van de toepassing, de database en de bestanden, in Europese datacenters.
• Vercel — levering van de webinterface; verwerkt technische verbindingsgegevens zoals IP-adressen.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) — abonnementen, betalingen en facturen. Stripe is voor fraudepreventie en haar eigen wettelijke verplichtingen ook zelf verwerkingsverantwoordelijke.
• Postmark (ActiveCampaign, LLC, Verenigde Staten) — verzending van de e-mails van de dienst.
• Plausible Analytics — publieksmeting zonder cookies op de publieke pagina’s, wanneer ze is ingeschakeld.
• Google Ireland Limited (Google Analytics) — publieksmeting op de publieke pagina’s, alleen met uw toestemming. Advertentiefuncties en Google-signalen staan uit.

We houden deze lijst actueel. Klanten die vooraf verwittigd willen worden bij een wissel van leverancier, lezen de clausule over subverwerkers in de verwerkersovereenkomst.

5. Doorgifte buiten de Europese Unie

De toepassing, de database en uw bestanden worden in de Europese Unie gehost.

Drie leveranciers zijn in de Verenigde Staten gevestigd of behoren tot een groep die dat is: Postmark, dat onze e-mails verstuurt, Vercel, dat de webinterface levert, en Google, waarvan de meetgegevens in de Verenigde Staten kunnen worden verwerkt. Die doorgiften steunen op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de leverancier gecertificeerd is, op het EU–VS-kader voor gegevensbescherming.

6. Hoe lang we ze bewaren

• Inhoud van de portefeuille: zolang het account bestaat. Na sluiting van een account wordt ze binnen 90 dagen verwijderd.
• Facturen en boekhoudstukken: gedurende de termijn die de Belgische wet oplegt, momenteel tien jaar.
• Gesprekken met support: tot twee jaar na afsluiting van de vraag.
• Serverlogboeken: een korte periode, niet langer dan beveiliging en foutopsporing vragen.
• Publieksmeting: de cookies van Google Analytics blijven maximaal 13 maanden bestaan en de gegevens in Google Analytics worden 14 maanden bewaard. Uw keuze in de banner wordt 13 maanden onthouden, daarna vragen we het opnieuw.
• Advertentietoewijzing: in uw browser maximaal 90 dagen. Met een account zolang het account bestaat; de klik-id van het advertentienetwerk wordt na 90 dagen gewist, en wanneer het account wordt verwijderd, blijft alleen de naam van de campagne over, aan niemand meer gekoppeld.
• De hash van een kaart waarmee een gratis proefperiode is gestart: zonder tijdslimiet, ook na sluiting van het account, want ze dient enkel om een tweede proefperiode met die kaart te verhinderen. Ze identificeert noch u noch de kaart.
• Back-ups: doorlopend vernieuwd; een verwijderd element verdwijnt er hooguit binnen enkele weken uit.

7. Uw rechten

U kunt ons om een kopie van uw gegevens vragen, om verbetering, wissing, beperking van of bezwaar tegen een verwerking, en om ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen. De export in de toepassing geeft u die overdraagbare kopie al, meteen en zonder aanvraag.

Schrijf naar contact@stoffrent.com. We antwoorden binnen de maand. Bent u niet tevreden over ons antwoord, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be), of bij de autoriteit van het land waar u woont.

8. Cookies

We gebruiken alleen wat de dienst nodig heeft: een cookie die u aangemeld houdt, en lokale opslag voor uw taal, het lichte of donkere thema en uw keuze over publieksmeting. Geen advertentiecookies.

Eén uitzondering: wanneer u via een advertentie of een getagde link binnenkomt, bewaart de lokale opslag de naam van die campagne (en de klik-id van het advertentienetwerk) maximaal 90 dagen, zodat een later aangemaakt account eraan kan worden toegewezen. Er staat geen identificator van u in en alleen wij lezen het. Als uw browser het Global Privacy Control-signaal verstuurt, wordt niets bewaard; u kunt het ook wissen via de sitegegevens van uw browser.

Op de publieke pagina’s, en alleen als u het in de banner aanvaardt, plaatst Google Analytics zijn cookies (_ga en _ga_…) om het publiek te meten. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden en verandert niets aan de site. U kunt op elk moment van mening veranderen via de link „Cookies” onderaan elke publieke pagina; intrekken verwijdert die cookies. Als uw browser het Global Privacy Control-signaal verstuurt, behandelen we dat als een weigering en vragen we niets.

9. Beveiliging

Het verkeer is versleuteld. Wachtwoorden worden gehasht en nooit leesbaar bewaard. Tweestapsverificatie is beschikbaar en kan voor een portefeuille verplicht worden gemaakt. Elke portefeuille is in de database afgescheiden; die afscheiding wordt door de code afgedwongen en bij elke wijziging door geautomatiseerde tests gecontroleerd. Geheimen, zoals sleutels voor tweestapsverificatie, zijn versleuteld met sleutels die los van de database worden bewaard. Er worden geregeld back-ups gemaakt.

Geen enkel systeem is perfect. Treft een inbreuk uw persoonsgegevens en houdt ze een risico voor u in, dan brengen we u en de toezichthoudende autoriteit op de hoogte zoals de wet het vraagt.

10. Bent u huurder

Uw verhuurder gebruikt StoffRent misschien om zijn panden te beheren. In dat geval beslist hij wat er over u wordt bewaard en waarom: hij is uw aanspreekpunt voor inzage, verbetering of wissing.

Richt u zich toch tot ons, dan bezorgen we uw vraag aan de betrokken verhuurder en helpen we hem antwoorden. Zelf toegang geven tot zijn portefeuille kunnen we niet.

11. Wijzigingen en contact

Wijzigt deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan de pagina aan en verwittigen we klanten per e-mail als de wijziging hen aanbelangt.

Vragen over deze verklaring: contact@stoffrent.com.